Giáo trình
2.2.1. Một số kỹ năng cơ bản trong đàm phán, thương thảo
Căn cứ vào kết quả của cuộc đàm phán, chúng ta có thể khái quát thành hai kiểu đàm phán, thương thảo là:
- Đàm phán, thương thảo kiểu cạnh tranh (còn gọi là kiểu thắng - bại)
- Đàm phán, thương thảo kiểu hợp tác (còn gọi là kiểu thắng-thắng)
Mỗi loại, mỗi kiểu đàm phán đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Trong quá trình đàm phán, tùy theo tình huống thực tế của từng giai đoạn và mối tương quan lực lượng giữa các bên mà chúng ta cần kết hợp linh hoạt, uyển chuyển các loại, các kiểu để vừa đạt được mục tiêu ban đầu đề ra, vừa xây dựng, củng cố và phát triển mối quan hệ tốt đẹp lâu dài cho các bên cùng tham gia.
* Để đàm phán thành công, cần chú ý đến những kỹ năng sau:
a) Ấn tượng ban đầu:
Trước hết, hãy tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài
câu nói hay cử chỉ, thái độ vui vẻ, dễ chịu. Cần phải luôn nhớ rằng sẽ
không bao giờ có cơ hội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau khi gây ấn
tượng ban đầu mới nên bắt đầu nói về chủ đề nội dung đàm phán, thương thuyết
với đối tác
b) Ngôn ngữ cơ thể:
Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán. Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể. Ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói.
c) Xác định mục tiêu rõ ràng:
Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát, theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán.
Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán, người đàm phán nên cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phán thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được.
d) Kỹ năng lắng nghe:
e) Kỹ năng giao tiếp và trình bày:
Phải biết cách trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt. Chẳng hạn, không nên nói vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm ý kiến riêng hoặc cùng đề nghị hai bên thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao
f) Kỹ năng đặt câu hỏi:
Tuỳ từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán.
g) Biết giới hạn:
Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào. Đâu là điểm thấp nhất mình có thể chấp nhận được? Đâu là điểm mình không bao giờ thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác? Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác.
h) Thỏa hiệp khi cần thiết:
Để thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết. Có khi "một món quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cả một thương vụ "béo bở".
Đàm phán là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận", phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi.
i) Tóm tắt và kết luận mỗi điểm đạt được trong thoả thuận:
Để tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới.
Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo.