1. Quyền và nhiệm vụ của Hội đồng quản trị HTX, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc HTX, Ban kiểm soát và các tổ/nhóm kỹ thuật (nếu có)

Cơ cấu tổ chức HTX gồm Đại hội thành viên, Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc) và Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên.

1.1. Quyền hạn và nhiệm vụ của Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị HTX, liên hiệp HTX là cơ quan quản lý HTX. Liên hiệp HTX do hội nghị thành lập hoặc đại hội thành viên bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo thể thức bỏ phiếu kín. Hội đồng quản trị gồm Chủ tịch và thành viên, số lượng thành viên Hội đồng quản trị do điều lệ quy định nhưng tối thiểu là 03 người, tối đa là 15 người.

- Quyết định tổ chức các bộ phận giúp việc, đơn vị trực thuộc của hợp tác xã, liên hiệp HTX theo quy định của điều lệ;

- Tổ chức thực hiện nghị quyết của đại hội thành viên và đánh giá kết quả hoạt động của HTX, liên hiệp HTX;

- Chuẩn bị và trình đại hội thành viên sửa đổi, bổ sung điều lệ, báo cáo kết quả hoạt động, phương án sản xuất, kinh doanh và phương án phân phối thu nhập của HTX, liên hiệp HTX; báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị;

- Trình đại hội thành viên xem xét, thông qua báo cáo tài chính; việc quản lý, sử dụng các quỹ của HTX, liên hiệp HTX;

- Trình đại hội thành viên phương án về mức thù lao, tiền thưởng của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên; mức tiền công, tiền lương và tiền thưởng của Giám đốc (Tổng giám đốc), Phó Giám đốc (Phó Tổng giám đốc);

- Chuyển nhượng, thanh lý, xử lý tài sản lưu động của HTX, liên hiệp HTX theo thẩm quyền do đại hội thành viên giao;

- Kết nạp thành viên mới, giải quyết việc chấm dứt tư cách thành viên được quy định tại điểm a khoản 2 Điều 16 của Luật HTX số 23/2012/QH13 (gọi tắt là Luật HTX 2012) và báo cáo đại hội thành viên;

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của Giám đốc (Tổng giám đốc), Phó Giám đốc (Phó Tổng giám đốc);

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, thuê hoặc chấm dứt hợp đồng thuê Giám đốc (Tổng Giám đốc) theo nghị quyết của đại hội thành viên;

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, thuê hoặc chấm dứt hợp đồng thuê Phó Giám đốc (Phó Tổng giám đốc) và các chức danh khác theo đề nghị của Giám đốc (Tổng giám đốc) nếu điều lệ không quy định khác;

- Khen thưởng, kỷ luật thành viên, HTX thành viên; khen thưởng các cá nhân, tổ chức không phải là thành viên, HTX thành viên nhưng có công xây dựng, phát triển hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;

- Thông báo tới các thành viên, HTX thành viên nghị quyết, quyết định của đại hội thành viên, Hội đồng quản trị;

- Ban hành quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị để thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao;

- Thực hiện quyền, nhiệm vụ khác theo quy định của điều lệ, nghị quyết của đại hội thành viên và chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước đại hội thành viên và trước pháp luật.

1.2. Quyền hạn và nhiệm vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị

- Là người đại diện theo pháp luật của HTX, liên hiệp HTX;

- Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị và phân công nhiệm vụ cho các thành viên Hội đồng quản trị;

- Chuẩn bị nội dung, chương trình, triệu tập và chủ trì cuộc họp của Hội đồng quản trị, đại hội thành viên trừ trường hợp Luật HTX 2012 hoặc điều lệ có quy định khác;

- Chịu trách nhiệm trước đại hội thành viên và Hội đồng quản trị về nhiệm vụ được giao;

- Ký văn bản của Hội đồng quản trị theo quy định của pháp luật và điều lệ;

- Thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật HTX 2012 và điều lệ.

1.3. Giám đốc (Tổng giám đốc) hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã

- Giám đốc (Tổng giám đốc) là người điều hành hoạt động của HTX, liên hiệp HTX.

- Giám đốc (Tổng giám đốc) có quyền hạn và nhiệm vụ sau đây:

+ Tổ chức thực hiện phương án sản xuất, kinh doanh của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;

+ Thực hiện nghị quyết của đại hội thành viên, quyết định của HĐQT;

+ Ký kết hợp đồng nhân danh HTX, liên hiệp HTX theo ủy quyền của Chủ tịch Hội đồng quản trị;

+ Trình Hội đồng quản trị báo cáo tài chính hằng năm;

+ Xây dựng phương án tổ chức bộ phận giúp việc, đơn vị trực thuộc của hợp tác xã, liên hiệp HTX trình Hội đồng quản trị quyết định;

+ Tuyển dụng lao động theo quyết định của Hội đồng quản trị;

+ Thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ khác được quy định tại điều lệ, quy chế của HTX, liên hiệp HTX.

- Trường hợp Giám đốc (Tổng giám đốc) do HTX, liên hiệp HTX thuê thì ngoài việc thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ quy định tại khoản 2 Điều này còn phải thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ theo hợp đồng lao động và có thể được mời tham gia cuộc họp đại hội thành viên, Hội đồng quản trị.

1.4. Ban kiểm soát, kiểm soát viên

- Ban kiểm soát, kiểm soát viên hoạt động độc lập, kiểm tra và giám sát hoạt động của HTX, liên hiệp HTX theo quy định của pháp luật và điều lệ.

- Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên do Đại hội thành viên bầu trực tiếp trong số thành viên, đại diện HTX thành viên theo thể thức bỏ phiếu kín. Số lượng thành viên Ban kiểm soát do đại hội thành viên quyết định nhưng không quá 07 người.

HTX có từ 30 thành viên trở lên, liên hiệp HTX có từ 10 HTX thành viên trở lên phải bầu Ban kiểm soát. Đối với HTX có dưới 30 thành viên, liên hiệp HTX có dưới 10 HTX thành viên, việc thành lập Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên do điều lệ quy định.

- Trưởng Ban kiểm soát do đại hội thành viên bầu trực tiếp trong số các thành viên Ban kiểm soát; nhiệm kỳ của Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên theo nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị.

- Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên chịu trách nhiệm trước đại hội thành viên và có quyền hạn, nhiệm vụ sau đây:

+ Kiểm tra, giám sát hoạt động của HTX, liên hiệp HTX theo quy định của pháp luật và điều lệ;

+ Kiểm tra việc chấp hành điều lệ, nghị quyết, quyết định của đại hội thành viên, Hội đồng quản trị và quy chế của HTX, liên hiệp HTX;

+ Giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc), thành viên, HTX thành viên theo quy định của pháp luật, điều lệ, nghị quyết của đại hội thành viên, quy chế của HTX, liên hiệp HTX;

+ Kiểm tra hoạt động tài chính, việc chấp hành chế độ kế toán, phân phối thu nhập, xử lý các khoản lỗ, sử dụng các quỹ, tài sản, vốn vay của hợp tác xã, liên hiệp HTX và các khoản hỗ trợ của Nhà nước;

+ Thẩm định báo cáo kết quả sản xuất, kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm của Hội đồng quản trị trước khi trình đại hội thành viên;

+ Tiếp nhận kiến nghị liên quan đến hợp tác xã, liên hiệp HTX; giải quyết theo thẩm quyền hoặc kiến nghị Hội đồng quản trị, đại hội thành viên giải quyết theo thẩm quyền;

+ Trưởng ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên được tham dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị nhưng không được quyền biểu quyết;

+ Thông báo cho Hội đồng quản trị và báo cáo trước đại hội thành viên về kết quả kiểm soát; kiến nghị Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc) khắc phục những yếu kém, vi phạm trong hoạt động của HTX, liên hiệp HTX;

+ Yêu cầu cung cấp tài liệu, sổ sách, chứng từ và những thông tin cần thiết để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát nhưng không được sử dụng các tài liệu, thông tin đó vào mục đích khác;

+ Chuẩn bị chương trình và triệu tập đại hội thành viên bất thường theo quy định;

+ Thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật HTX 2012 và điều lệ.

- Thành viên Ban kiểm soát, kiểm soát viên được hưởng thù lao và được trả các chi phí cần thiết khác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

2. Điều kiện trở thành thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên, Giám đốc (Tổng giám đốc), cán bộ kỹ thuật hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã

2.1. Điều kiện trở thành Thành viên Hội đồng quản trị HTX

- Là thành viên hợp xác xã;

- Không đồng thời là thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên, kế toán trưởng, thủ quỹ của cùng HTX và không phải là cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con, con nuôi; anh, chị, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, kiểm soát viên;

- Điều kiện khác do điều lệ HTX quy định như về trình độ; bằng cấp chuyên môn, chuyên ngành phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của HTX.

2.2. Điều kiện trở thành Thành viên Hội đồng quản trị liên hiệp HTX 

- Là người đại diện hợp pháp của HTX thành viên;

- Không đồng thời là thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên, kế toán trưởng, thủ quỹ của cùng liên hiệp HTX và không phải là cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con, con nuôi; anh, chị, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, kiểm soát viên;

- Điều kiện khác do điều lệ HTX quy định như về trình độ; bằng cấp chuyên môn, chuyên ngành phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của HTX.

Các thành viên, cùng với Hội đồng thành viên, là những người quan trọng
nhất của HTX. Họ không chỉ là những người sử dụng chính các dịch vụ được cung cấp bởi HTX, mà họ cũng đồng sở hữu HTX. Tuy nhiên, cơ quan quản lý chính trong HTX là HĐQT. HĐQT xây dựng sứ mệnh và tầm nhìn của HTX, lập chiến lược, chỉ đạo các cán bộ quản lý của HTX, liên lạc với các đối tác kinh doanh của HTX và báo cáo cho các thành viên. Do đó việc bầu các thành viên HĐQT của HTX là một trong những vấn đề quan trọng trong quản trị HTX.

2.3. Điều kiện trở thành Kiểm soát viên, thành viên Ban kiểm soát HTX

- Là thành viên hợp tác xã;

- Không đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc), kế toán trưởng, thủ quỹ của cùng HTX và không phải là cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con, con nuôi; anh, chị, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên khác của Ban kiểm soát;

- Điều kiện khác do điều lệ HTX quy định như về trình độ; bằng cấp chuyên môn, chuyên ngành phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của HTX.

2.4. Điều kiện trở thành Kiểm soát viên, thành viên Ban kiểm soát liên hiệp HTX

- Là người đại diện hợp pháp của HTX thành viên theo quy định;

- Không đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc), kế toán trưởng, thủ quỹ của cùng liên hiệp HTX và không phải là cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con, con nuôi; anh, chị, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên khác của Ban kiểm soát;

- Điều kiện khác do điều lệ HTX quy định như về trình độ; bằng cấp chuyên môn, chuyên ngành phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của HTX.

2.5. Điều kiện trở thành Giám đốc (Tổng giám đốc) HTX, liên hiệp HTX

- Giám đốc (Tổng giám đốc) phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật và điều lệ của HTX

2.6. Những đối tượng không được là thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, kiểm soát viên hoặc Giám đốc (Tổng giám đốc) hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã:

- Đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;

- Đã bị kết án về các tội xâm phạm an ninh quốc gia, xâm phạm sở hữu, các tội phạm về quản lý kinh tế mà chưa được xóa án tích;

- Điều kiện khác do điều lệ HTX quy định như về trình độ; bằng cấp chuyên môn, chuyên ngành phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của HTX.

Riêng đối với cán bộ kỹ thuật của HTX cần phải có chuyên môn, nghiệp vụ đúng theo lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của HTX, đã qua đào tạo, có bằng cấp chứng chỉ, chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của HTX.

2.7. Cán bộ kỹ thuật

- Vị trí của cán bộ kỹ thuật không bắt buộc trong cơ cấu tổ chức của HTX nông nghiệp nhưng rất quan trọng bởi vì trong HTX nông nghiệp nhiệm vụ quan trọng là kiểm soát, hướng dẫn các thành viên HTX cùng sản xuất theo quy trình kỹ thuật theo tiêu chuẩn, quy chuẩn và áp dụng khoa học công nghệ vào sản xuất.

- Nhiệm vụ của cán bộ kỹ thuật:

- Cán bộ kỹ thuật không đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc), kế toán trưởng, thủ quỹ, Ban kiểm soát của cùng hợp tác xã; HTX có thể thuê cán bộ kỹ thuật như thuê Giám đốc HTX.

- Cán bộ kỹ thuật ngoài các điều kiện do điều lệ HTX quy định như về trình độ; bằng cấp chuyên môn, chuyên ngành phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của HTX thì cán bộ kỹ thuật phải có trình độ chuyên môn phù hợp (ví dụ như HTX về chăn nuôi cần phải có cán bộ kỹ thuật có trình độ, chuyên môn về thú y; HTX về trồng trọt cần phải có cán bộ kỹ thuật có trình độ, chuyên môn về nông nghiệp, trồng trọt; HTX thủy sản cần phải có cán bộ kỹ thuật về nuôi trồng thủy sản).

3. Mối quan hệ giữa Hội đồng quản trị, Chủ tịch HĐQT, Giám đốc, Ban kiểm soát và tổ/nhóm kỹ thuật

HTX là một trong những loại hình doanh nghiệp, tuy nhiên HTX lại mang một số đặc điểm về cơ cấu riêng biệt, điều đó đã tạo ra nhiều thách thức trong công tác quản trị HTX hơn so với các doanh nghiệp không phải là HTX.

Trước hết, HTX áp dụng quá trình ra quyết định dân chủ, trong khi hầu hết các doanh nghiệp áp dụng quy trình ra quyết định chuyên quyền. Nói cách khác, trong một doanh nghiệp không phải là HTX, người đứng đầu thực sự là chủ doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp có quyền đưa ra quyết định, trong khi ở các HTX, thành viên là chủ HTX: Họ có quyền quyết định những gì mà HTX nên làm thông qua Hội đồng quản trị (HĐQT) do chính họ bầu ra.

Ngoài ra, HTX áp dụng ủy quyền trong cơ cấu ra quyết định của họ. Trong khi các thành viên có thể có quyền ra quyết định cuối cùng, thì trên thực tế họ đã giao quyền này cho HĐQT. HĐQT lần lượt có thể giao một số quyền quyết định cho các nhà quản lý chuyên trách, chẳng hạn như các quyết định về các vấn đề hoạt động. Các câu hỏi quan trọng về quản trị HTX liên quan đến việc trao quyền ra quyết định giữa các thành viên, HĐQT và cán bộ quản lý chuyên trách. Liên kết chặt chẽ với việc ra quyết định là các vấn đề về kiểm soát, báo cáo và trách nhiệm giải trình.

Trong một HTX, các thành viên cần phải kiểm soát HĐQT và các cán bộ quản lý chuyên trách (một cách gián tiếp). Chu trình báo cáo bao gồm: HĐQT báo cáo cho các thành viên (VD: tại Đại hội) và các nhà quản lý cần phải báo cáo cho HĐQT. Trách nhiệm giải trình là vấn đề quan trọng trong công tác quản trị. Một người hoặc một bộ phận ra quyết định được trao một số quyền quyết định cụ thể và cũng chịu trách nhiệm về các quyết định và hành động của mình. Vì vậy, những người ra quyết định có trách nhiệm với thành viên về các hoạt động đưa ra trên cơ sở các quyết định đó. Các đặc điểm của HTX:

- Mặc dù HTX là tổ chức kinh tế chủ yếu hoạt động vì lợi ích của các thành viên, nhưng HTX cũng là các tổ chức xã hội, quan tâm đến cộng đồng mà HTX đang hoạt động.

- Các thành viên của HTX có mối quan hệ kép với HTX: họ vừa là chủ sở hữu HTX và vừa là khách hàng của các sản phẩm và dịch vụ được HTX cung cấp.

- Các thành viên trong HĐQT được bầu bởi các thành viên trong HTX, trong khi các cán bộ quản lý chuyên trách và đội ngũ nhân viên được tuyển dụng. Ở một số nơi, HĐQT cũng thực hiện các chức năng quản lý chính. Trong các HTX nhỏ, các thành viên của HTX thường tự làm công việc của đội ngũ nhân viên.

- Nhiều HTX là HTX đa chức năng; có nghĩa là HTX đó cung cấp nhiều sản phẩm/dịch vụ khác nhau cho các thành viên của họ. Do nông dân nhận được nhiều lợi ích khác nhau từ hoạt động của HTX đa chức năng, nên việc quản trị HTX gặp nhiều thách thức hơn.

Theo mô hình truyền thống về quản trị HTX, tất cả các thành viên phối hợp với nhau, thành lập Hội đồng thành viên, thường được triệu tập trong cuộc họp thường niên, bầu ra HĐQT. Giám đốc bổ nhiệm cán bộ quản lý điều hành hoặc họ đảm nhiệm vị trí quản lý. Hầu hết các HTX đều có một Ban kiểm soát được chọn trong số các thành viên, thay mặt Hội đồng thành viên, thực hiện nhiệm vụ kiểm soát HĐQT. Có thể có một số ủy ban khác được thành lập bởi Hội đồng thành viên hoặc HĐQT.

Một số HTX mời các chuyên gia bên ngoài (về kế toán, tiếp thị,…) tham gia HĐQT, để kiểm soát công tác quản lý tốt hơn. Điều này chủ yếu liên quan đến các HTX lớn với cơ cấu quản lý chuyên nghiệp.

Trong HTX nhỏ, HĐQT thường cũng thực hiện nhiệm vụ quản lý hàng ngày. Các tổ chức nhỏ này không có đủ khả năng thuê quản lý chuyên nghiệp. Tuy nhiên, do các HTX ngày càng trở nên lớn hơn, cán bộ quản lý chuyên nghiệp thường được giao quản lý doanh nghiệp. Những nhà quản lý này báo cáo lại cho HĐQT một cách thường xuyên. HĐQT vẫn thực hiện việc đưa các quyết định quan trọng của HTX.

Có ba lý do chính để HTX thuê Giám đốc chuyên nghiệp:

- Do HTX ngày càng phát triển nên rất khó khăn cho các quản lý được HTX bầu ra để quản trị HTX, quản lý các hoạt động hàng ngày và đồng thời có thời gian để quản lý trang trại riêng của mình;

- Các thành viên của HTX thường không có kỹ năng quản lý hiệu quả và chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý HTX;

- Quản lý HTX trong một thị trường năng động đòi hỏi phải đưa ra những quyết định nhanh chóng và phản ứng nhanh với sự thay đổi về điều kiện và cơ hội mới trên thị trường. Tuy nhiên, các ủy ban hoặc các nhà quản lý được bầu có xu hướng chậm chạp và quan liêu, trong khi các nhà quản lý chuyên nghiệp với thẩm quyền được giao thường có thể quản lý HTX hiệu quả hơn.

Mặc dù các HTX đều nhận ra nhu cầu cần thuê một người quản lý chuyên nghiệp, nhưng việc tìm kiếm người quản lý phù hợp có thể là một thách thức.

4. Xác định nhu cầu, tuyển dụng nguồn nhân lực HTX nông nghiệp

4.1. Hoạch định nguồn nhân lực trong HTX

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực trong HTX được tiến hành theo 5 bước như sau:

(1) Phân tích mục tiêu, kế hoạch kinh doanh của HTX

(2) Phân tích và đánh giá hiện trạng quản trị nhân lực của KTX

(3) Dự báo nhu cầu nhân lực

(4) Dự báo nguồn cung cấp nhân lực

(5) Phân tích cung – cầu nhân lực và lập kế hoạch, biện pháp thực hiện cân đối cung cầu nhân lực

- Nội dung cơ bản của hoạch định nguồn nhân lực:

+ Phân tích kế hoạch kinh doanh dự báo “cầu nhân lực”

+ Đánh giá thực trạng xác định “cung nhân lực nội bộ”

+ Thực hiện cân đối “cung”, “cầu”

+ Dự tính và lựa chọn các phương án giải quyết “thừa”, ‘thiếu” nhân lực tối ưu và xây dựng chính sách thực thi phương án.

- Phương pháp cân đối cung - cầu nhân lực

Về quy mô (quy mô, phạm vi kinh doanh và quy mô lao động (không tính các thành viên)), phần lớn các HTX nông nghiệp hiện nay ở Việt Nam thuộc diện tổ chức kinh tế tập thể quy mô nhỏ và siêu nhỏ. Việc thực hiện quy trình hoạch định nhân lực như trên là chưa cần thiết

Trong tương lai, khi HTX phát triển đến quy mô kinh doanh, phạm vi, địa bàn hoạt động, trình độ kỹ thuật, công nghệ nhất định tương đương các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc áp dụng quy trình trên là bắt buộc mang tính khoa học và chuyên nghiệp.

Để tập làm quen với nghiệp vụ quản trị nhân sự chuyên nghiệp, Giám đốc HTX có thể áp dụng quy trình trên qua hai bước hoạch định cơ bản sau đây:

- Bước 1: Cân đối nội bộ các bộ phận, đơn vị trực thuộc HTX. Giám đốc HTX có thể sử dụng quy trình và phương pháp trình bày ở trên để cân đối nhân lực cho từng bộ phận, đơn vị cụ thể trực thuộc HTX.

Ví như, cân đối nhân lực trong bộ phận lao động gián tiếp của HTX, cân đối nhân lực của từng tổ (đội) dịch vụ nông nghiệp của HTX (cửa hàng cung ứng vật tư nông nghiệp, tổ tiêu thụ nông sản tập trung, tổ nhóm dịch vụ thủy lợi…..).

- Bước 2: Cân đối tổng hợp nhân lực nội bộ trong HTX. Giám đốc HTX có thể sử dụng quy trình và phương pháp trình bày ở mục trên để giải quyết tình trạng thừa thiếu nhân lực cục bộ trong các bộ phận, đơn vị cụ thể trực thuộc HTX.

4.2. Phân tích công việc

- Không có một mô hình tổ chức quản lý, kết cấu nhân sự và hệ thống vị trí việc làm như nhau cho tất cả các HTX nông nghiệp có quy mô, mô hình kinh doanh, sản phẩm kinh doanh, trình độ công nghệ, trình độ nhân lực, địa bàn, thị trường kinh doanh khác nhau. Nên các Giám đốc không thể sao chép bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn nhân sự của một HTX nào đó để sử dụng vào HTX do mình quản lý điều hành.

- Mặc dù rất khác nhau về cơ cấu tổ chức quản lý, song có một số vị trí việc làm đặc biệt quan trọng đều có trong tất cả các HTX cần phải mô tả chúng. Đó là 8 vị trí việc làm sau:

+ Chủ tịch HĐQT

+ Trưởng ban kiểm soát

+ Giám đốc HTX

+ Phó Giám đốc HTX phụ trách kinh doanh, marketing hoặc Phó Giám đốc HTX phụ trách kỹ thuật, công nghệ sản xuất, dịch vụ..

+ Kế toán trưởng

+ Tổ trưởng, đội trưởng tổ, đội cung ứng dịch vụ (tùy từng HTX kinh doanh các loại dịch vụ khác nhau mà có các tổ, đội dịch vụ tổng hợp hay tổ đội dịch vụ chuyên môn hóa; tổ đội dịch vụ cố định hay tổ đội dịch vụ thời vụ)

+ Tổ trưởng, đội trưởng tiếp nhận dịch vụ (nếu có)

+ Văn phòng tổng hợp (phụ trách văn thư, hành chính, chính sách)

Ví dụ mô tả công việc của Giám đốc HTX nông nghiệp Bưởi da xanh Bến Tre

- Cấp trên trực tiếp: Hội đồng quản trị

- Địa điểm làm việc: huyện Châu Thành, tỉnh Bến Tre

- Ngày bắt đầu công việc: sớm nhất

- Nhiệm vụ chung:

+ Điều hành và quản lý HTX theo nguyên tắc, quy định của Điều lệ được Đại hội thành viên biểu quyết thông qua.

+ Có nhiệm vụ thực hiện Kế hoạch kinh doanh hàng năm và các kế hoạch khác của HTX do thành viên HTX đã biểu quyết thông qua tại Đại hội thành viên hàng năm.

+ Làm việc dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị HTX, thường xuyên báo cáo cho Hội đồng quản trị.

+ Thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, gồm các mục tiêu và hoạt động, quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ thân thiện môi trường và lồng ghép yếu tố bình đẳng nữ, nam.

- Nhiệm vụ cụ thể: Chương trình/Kế hoạch/Tiến hành thực hiện:

+ Cùng với Chủ tịch Hội đồng quản trị chuẩn bị kế hoạch năm để trình bày trong đại hội thành viên và cho các đối tác liên quan;

+ Cùng với Hội đồng quản trị và Kế toán chuẩn bị ngân sách năm, để trình bày trong đại hội thành viên và cho các đối tác liên quan;

+ Cùng với Hội đồng quản trị và Kế toán chuẩn bị báo cáo tài chính để trình bày trong Đại hội thành viên và cho các đối tác liên quan;

+ Triển khai thực hiện Kế hoạch kinh doanh năm được duyệt, Kế hoạch hoạt động năm được duyệt, khi thực hiện quan tâm lồng ghép các yếu tố quản trị, bình đẳng nữ nam và môi trường;

- Quản lý, điều hành hoạt động hàng ngày của HTX, theo mức độ uỷ quyền của Hội đồng quản trị. Giám đốc HTX sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các việc sau:

+ Chào hàng, tìm kiếm thị trường và khách hàng cho HTX để tạo doanh thu cho HTX;

+ Đại diện HTX thương thảo và ký hợp đồng kinh doanh theo mức độ ủy quyền của Hội đồng quản trị;

+ Chuẩn bị kế hoạch sản xuất kinh doanh chi tiết hàng tháng, quý (khi tổ chức sản xuất kinh doanh có quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ thân thiện môi trường, lồng ghép yếu tố bình đẳng nữ, nam vào các hoạt động) trình Hội đồng quản trị phê duyệt trước khi thực hiện;

+ Quản lý giao dịch tài chính của HTX, bao gồm: xem xét tài liệu, chứng từ về ngân sách và chi phí của HTX do Kế toán chuẩn bị; chỉnh sửa, xem xét và phê duyệt báo cáo tài chính trước khi đệ trình cho Hội đồng quản trị phê duyệt; theo mức uỷ quyền của Hội đồng quản trị ký chứng từ chi trả các chi phí của HTX;

+ Quản lý nhân sự gồm: đề nghị tuyển dụng nhân viên, đề nghị các mức lương cho nhân viên để Hội đồng quản trị phê duyệt; tiến hành tuyển nhân viên theo kế hoạch được duyệt của Hội đồng quản trị; ký hợp đồng với nhân viên được tuyển dụng theo ủy quyền của HĐQT; hỗ trợ và động viên nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ. Quản lý nhân viên theo quan điểm bình đẳng nữ và nam, thể hiện giá trị về sự tôn trọng, công bằng, bình đẳng, và không phân biệt đối xử;

+ Quản lý công việc hành chính liên quan đến giao dịch kinh doanh hàng ngày của HTX, ký tài liệu, thư của HTX, điều hành các cuộc họp với nhân viên HTX;

+ Báo cáo tiến độ hoạt động sản xuất, kinh doanh, hành chính, quản lý nhân sự cho Hội đồng quản trị theo kế hoạch tháng, quý, năm;

+ Quản lý công việc hành chính liên quan đến giao dịch kinh doanh hàng ngày của HTX, ký tài liệu, thư của HTX, điều hành các cuộc họp với nhân viên HTX;

+ Báo cáo tiến độ hoạt động sản xuất, kinh doanh, hành chính, quản lý nhân sự cho Hội đồng quản trị theo kế hoạch tháng, quí, năm

- Yêu cầu tuyển dụng:

+ Quốc tịch Việt Nam;

+ Trình độ cao đẳng, đại học hoặc thạc sĩ về Quản trị kinh doanh, Kinh tế Nông nghiệp, hoặc tương đương;

+ Có ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm chuyên môn ở vị trí tương đương trong doanh nghiệp, công ty hoặc HTX;

+ Có kiến thức vững chắc về HTX hoặc doanh nghiệp là một lợi thế;

+ Nhạy bén về xu hướng thị trường và kinh nghiệm về phân tích thị trường, đặc biệt là ngành công nghiệp bưởi da xanh;

+ Có kiến thức về lồng ghép giới trong cộng đồng và gia đình là một lợi thế;

+ Quản trị tốt, và có kinh nghiệm, kiến thức quảng bá sản phẩm dịch vụ thân thiện với môi trường;

+ Kỹ năng sử dụng máy tính;

+ Thông thạo viết và nói tiếng Anh là một lợi thế;

- Lương và quyền lợi:

+ Rất cạnh tranh, dựa theo kinh nghiệm;

+ Bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp theo qui định Luật Lao động hiện hành;

+ Nghỉ phép và nghỉ lễ hàng năm Luật Lao động hiện hành.

4.3. Quy trình tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng là tiến trình tìm kiếm và thu hút các ứng viên để từ đó chọn ra những người phù hợp cho những vị trí công việc còn trống. Quá trình tuyển dụng bao gồm 2 nội dung:

- Tuyển mộ: tiến trình tìm kiếm và thu hút ứng viên đăng ký xét tuyển tại HTX

- Tuyển chọn: tiến trình đánh giá để chọn những ứng viên thích hợp và thích hợp nhất đối với công việc cần tuyển.

Một số lưu ý trong hoạt động tuyển dụng của HTX nông nghiệp hiện nay:

- Trong phần lớn các HTX nông nghiệp ở Việt nam hiện nay, hoạt động tuyển dụng thường ít thực hiện vì quy mô kinh doanh, quy mô nhân lực rất nhỏ, phân công lao động rất giản đơn, phần đông người lao động hiện có làm việc trong các vị trí việc làm của HTX vẫn thường không đủ việc để làm. Một số vị trí việc làm đặc biệt quan trọng như Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh, cán bộ phụ trách kỹ thuật công nghệ…. cần tuyển dụng, nhưng HTX lại không đủ khả năng tài chính và cơ chế chính sách nhân sự để thu hút, trả lương và giữ chân họ phục vụ HTX lâu dài. Do vậy, phần viết trong các mục dưới dây về kiến thức, kỹ năng tuyển dụng được tinh giản, cụ thể tối đa nhằm giúp Giám đốc HTX hai việc sau:

+ Nắm được kiến thức, kỹ năng căn bản trong tuyển dụng, để khi HTX cần tuyển và có đủ điều kiện tuyển dụng, Giám đốc HTX nông nghiệp không lúng túng về nghiệp vụ;

+ Giám đốc HTX có thể sử dụng kiến thức cơ bản nhất được trình bày trong tài liệu này ngay trong việc tìm kiếm, thuê mướn nhân công thời vụ hiện nay của HTX.

Do vậy, các mục dưới dây sẽ dùng từ tuyển dụng, thuê mướn nhân công thay cho từ tuyển dụng nói chung.

- Khi tuyển dung, hay thuê mướn nhân công không thể chỉ dựa vào cảm tình, cảm tính của Giám đốc HTX mà phải dựa vào bản mô tả công việc cần tuyển, thuê người và bản tiêu chuẩn người đảm trách công việc cần tuyển và thuê người (tiêu chí tuyển dụng). Không bao giờ có bản mô tả công việc hay bộ tiêu chí tuyển dụng nào dùng chung cho các HTX có quy mô kinh doanh, mô hình kinh doanh, sản phẩm kinh doanh, trình độ công nghệ, trình độ nhân lực, địa bàn, thị trường kinh doanh… khác nhau. Nên các Giám đốc không thể sao chép bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn nhân sự của một HTX xã nào đó để sử dụng vào việc tuyển dụng, thuê mướn nhân công cho HTX của mình.

Quy trình tuyển dụng, thuê mướn nhân công được thực hiện như sau:

(1)  Xác định nhu cầu và kế hoạch tuyển dụng, thuê mướn nhân công.

Từ kết quả hoạch định nhân lực, Giám đốc HTX xác định nhu cầu tuyển dụng, thuê mướn nhân công, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, thuê mướn nhân công các vị trí chức danh công việc trình Hội đồng quản trị.

(2) Phân tích công việc cần tuyển dụng, thuê mướn nhân công

Ban giám đốc cùng các bộ phận chuyên môn tiến hành phân tích công việc của vị trí chức danh công việc cần tuyển dụng, thuê mướn nhân công, từ đó hình thành bản mô tả công việc và xác định phẩm chất tiêu chuẩn người cần tuyển chọn.

(3) Tìm kiếm và thu hút ứng viên

Ban giám đốc HTX tìm kiếm và thu hút ứng viên bằng nhiều nguồn: nguồn trong nội bộ HTX, nguồn ứng viên từ ngoài HTX.

HTX có thể áp dụng hoặc kết hợp một số hình thức thu hút ứng viên như sau: thông qua quảng cáo, thông qua các trung tâm môi giới, dịch vụ lao động và việc làm, qua internet…

(4) Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ.

Sau khi tìm kiếm và thu hút ứng viên, Giám đốc HTX và các bộ phận tư vấn về chuyên môn tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ theo các tiêu chí, tiêu chuẩn tuyển chọn đã xây dựng.

(5) Xét tuyển, thi tuyển hay thực hành công việc

Để xét tuyển hoặc thi tuyển, Ban giám đốc HTX và các bộ phận tư vấn về chuyên môn nên thành lập ban hoặc hội đồng tuyển dụng, thuê mướn nhân công và chọn nhân lực đủ trình độ, năng lực, phẩm chất và thẩm quyền vào hội đồng tuyển dụng.

Ban hay hội đồng tuyển dụng, thuê mướn nhân công mang tính chuyên nghiệp thường bao gồm các cán bộ phụ trách các bộ phận: soạn thảo đề thi, bài tập thực hành, câu hỏi phỏng vấn; coi thi, chấm thi tuyển và quyết định tuyển dụng, thuê mướn nhân công.

Với nhân công thuê mướn HTX có thể tổ chức thực hành công việc trên thực địa, hay thử việc nhân công.

(6) Phỏng vấn tuyển dụng

- Ban giám đốc HTX tiến hành phỏng vấn tuyển dụng các ứng viên vượt qua vòng thi tuyển (nếu là tuyển dụng).

(7) Họp, đánh giá và quyết định tuyển dụng

- Dựa vào kết quả thi tuyển, phỏng vấn tuyển dụng, thực hành công việc, Ban giám đốc HTX và các bộ phận tư vấn về chuyên môn sẽ tiến hành họp, đánh giá và quyết định tuyển dụng, thuê mướn nhân công

- Ban hành quyết định tuyển dụng, thuê mướn nhân công.

5. Một số chính sách chủ yếu trong quy chế quản trị nhân lực

- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng chức danh, vị trí việc làm;

- Chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, an toàn lao động, trợ cấp và phúc lợi;

- Chính sách tuyển dụng, thuê mướn nhân công;

- Chính sách bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, sa thải, thuyên chuyển, quy hoạch;

- Chính sách lương, phụ cấp;

- Chính sách đánh giá, khen thưởng, kỷ luật;

- Chính sách đào tạo phát triển;

- Nội quy lao động.

Trong điều kiện khó khăn khi thu hút, giữ chân nhân lực trí thức trẻ làm việc trong các HTX nông nghiệp, một số HTX hiện nay nên bổ sung chính sách đối với đội ngũ nhân lực này.

Để có thể thu hút, giữ chân nhân lực trí thức trẻ làm việc lâu dài trong các HTX nông nghiêp, chính sách này cần có các nội dung trọng yếu sau:

(a) chính sách về điều kiện tuyển dụng, thu nhận nhân lực từ các đề án tăng cường trí thức trẻ của địa phương và trung ương;

(b) chính sách về bố trí sử dụng, đặc biệt là chính sách về bổ nhiệm chức danh quản lý sau tuyển dụng, thu nhận;

(c) chính sách về tiền lương, phụ cấp có tính cạnh tranh cao so với mức lương thị trường và mức lương vùng tối thiểu; chính sách về đào tạo, phát triển;

(d) chính sách đảm bảo về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;

(e) chính sách về chế độ làm việc;

(f) chính sách về môi trường làm việc và điều kiện trang bị phương tiện vật chất – kỹ thuật ban đầu tối thiểu;

(g) chính sách đặc thù sau khi hợp đồng kết thúc.

Nói cách khác, nếu HTX có một bộ quy chế quản trị nhân lực đồng bộ, HTX nên dành một chương riêng đề cập đến các chính sách đặc thù đối với đội ngũ nhân lực này.

6. Quy trình xây dựng quy chế nhân sự trong hợp tác xã

Khi tiến hành xây dựng quy chế nhân sự, bộ máy quản trị và bộ máy điều hành của HTX có thể đi theo trình tự như sau:

- Ban giám đốc thực hiện các công việc chuẩn bị sau:

+ Xác định đối tượng, phạm vi điều chỉnh của chính sách nhân sự;

+ Tìm hiểu cơ sở pháp lý: Luật, nghị định, thông tư…;

+ Tìm hiểu cơ sở lý luận: nguyên tắc, tiêu chuẩn, công thức, phương pháp (tính toán, lựa chọn…..);

+ Xác định mục tiêu của từng chính sách nhân lực;

- Ban giám đốc nghiên cứu nội dung của từng chính sách nhân lực: hành vi cho phép; hành vi cấm; hành vi khuyến khích; hành vi hướng dẫn; trách nhiệm với kết quả và hậu quả;

- Ban giám đốc tiến hành soạn thảo dự thảo từng chính sách nhân lực và tập hợp chung thành quy chế quản trị nhân lực;

- Ban giám đốc tiến hành lấy ý kiến của các đối tượng liên quan đối với từng chính sách nhân lực và toàn bộ quy chế quản trị nhân lực;

- Sau khi lấy ý kiến, Ban giám đốc tiến hành chỉnh sửa, bổ sung chính sách, quy chế quản trị nhân lực trình Hội đồng quản trị hoặc Đại hội thành viên (tùy theo quy định trong điều lệ HTX);

7. Tổ chức thực hiện và kiểm soát quy chế quản trị nhân lực

Năm nhiệm vụ chính trong tổ chức thực hiện chính sách, quy chế quản trị nhân lực trong HTX là:

- Công khai minh bạch toàn bộ các chính sách và quy chế quản trị nhân lực đối với tất các các cá nhân, bộ phận thuộc đối tượng điều chỉnh của chính sách, quy chế;

- Những cán bộ triển khai thực hiện, áp dụng quy chế phải được hướng dẫn cách thực hiện, điều kiện áp dụng, cách tính toán, kỹ năng giải thích… để bảo đảm rằng: Quy chế chính sách được hiểu đồng nhất, nhất quán nội dung, nội hàm; được thực hiện khách quan, khoa học, bình đẳng với các đối tượng có điều kiện như nhau…;

- Áp dụng quy chế trong quản trị nhân lực của HTX là trách nhiệm không chỉ của bộ phận quản trị nhân sự, tính toán các chế độ được hưởng của nhân lực hoặc của bộ phận quản trị tài chính thực hiện thanh toán chế độ chính sách mà là của tất cả các nhà quản trị trong HTX đối với nhân lực dưới quyền của mình. Yêu cầu các nhà quản trị phụ trách nhân sự tính (hoặc áp dụng) đúng, tính đủ theo quy chế, yêu cầu các nhà quản trị phụ trách tài chính trả đúng, trả đủ. Trách nhiệm các nhà quản trị khác là theo dõi, giám sát, kiến nghị bảo vệ quyền lợi cho nhân sự dưới quyền quản trị của mình;

- Định kỳ Giám đốc HTX phải lập báo cáo tình hình thực hiện chính sách quy chế quản trị nhân lực và thực hiện các báo cáo định kỳ với các cơ quan quản trị lao động của chính quyền sở tại.