Giáo trình
3.2. Thực hiện hợp pháp hóa hợp đồng
3.2.1 Các hình thức của văn bản hợp đồng
Một văn bản hợp đồng có thể có các hình thức:
- Bản Chấp thuận hoặc Giấy Chấp thuận
- Lệnh đặt hàng hoặc Giấy đặt hàng,
- Giấy Xác nhận mua bán hoặc Biên bản Xác nhận mua bán,
- Hợp đồng thương mại,
- Hợp đồng kinh tế
Tuy nhiên, dù mang hình thức nào, một hợp đồng có dạng văn bản hợp pháp phải là một hợp đồng hợp pháp: về hình thức của hợp đồng, về chủ thể của hợp đồng, về người đại diện ký hợp đồng và về nội dung của hợp đồng.
3.2.2. Đảm bảo tính hợp pháp của hình thức hợp đồng
Luật Thương mại số 36/2005/QH11 quy định:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ… được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, hợp đồng vận chuyển hàng hóa, hợp đồng dịch vụ khuyến mại, hợp đồng dịch vụ quảng cáo… phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương.
3.2.3. Đảm bảo tính hợp pháp của chủ thể hợp đồng
Những chủ thể của hợp đồng phải có quyền thực hiện nội dung của hợp đồng được giao kết theo quy định của pháp luật. Tùy theo từng hợp đồng cụ thể mà chủ thể hợp pháp của hợp đồng là:
- Hoặc cả hai bên đều là thương nhân.
- Hoặc một bên là thương nhân, bên còn lại có thể là:
+ Pháp nhân.
+ Người thành niên (đủ 18 tuổi) và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ nhưng người này phải đồng thời không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc không phải là người đang chấp hành hình phạt tù hoặc không phải đang trong thời gian bị Tòa án tước quyền kinh doanh. Nếu là người đủ 15 tuổi nhưng chưa đủ 18 tuổi thì ngoài những điều kiện vừa nêu còn phải có tài sản riêng đủ đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng.
3.2.4. Đảm bảo tính hợp pháp của người đại diện ký hợp đồng
Người đại diện ký hợp đồng có 2 trường hợp là: người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo ủy quyền.
a) Tính hợp pháp của người đại diện theo pháp luật: người đại điện theo pháp luật để thực hiện ký hợp đồng được thể hiện trong Điều lệ, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hoặc Quyết định thành lập,… Cụ thể là:
- Đối với doanh nghiệp tư nhân: là người chủ doanh nghiệp.
- Đối với cá nhân có đăng ký kinh doanh: là người đứng tên đăng ký kinh doanh.
- Đối với nhóm người làm công tác khoa học kỹ thuật: là người đại diện cho nhóm và phải là người trực tiếp tham gia thực hiện công việc được giao kết trong nội dung của hợp đồng.
- Đối với hộ kinh tế gia đình hoặc hộ nông - ngư dân cá thể: là chủ hộ.
- Đối với HTX và Liên minh HTX: là Chủ tịch Hội đồng quản trị.
b) Tính hợp pháp của người đại diện theo ủy quyền:
- Người đại diện theo ủy quyền: có thể là bất cứ người nào miễn là
+ Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
+ Phải được chính người đại diện theo pháp luật ủy quyền;
+ Việc ủy quyền này phải được thực hiện theo đúng quy định hiện hành.
- Phạm vi đại diện theo ủy quyền phải được thể hiện trong nội dung của ủy quyền: bao gồm thời gian hiệu lực của việc ủy quyền và nội dung ủy quyền.
- Ủy quyền của cá nhân có đăng ký kinh doanh: nên qua thủ tục công chứng của cơ quan chức năng.
3.2.5. Đảm bảo tính hợp pháp của nội dung hợp đồng
a) Tất cả những nội dung trong hợp đồng phải phù hợp với quyền thực hiện của các chủ thể hợp đồng mà pháp luật thừa nhận;
b) Những nghĩa vụ của các bên tham gia giao kết hợp đồng phải phù hợp với quyền của chủ thể hợp đồng;
c) Hợp đồng cần có đủ những nội dung chủ yếu là:
- Đối tượng của hợp đồng,
- Số lượng hoặc khối lượng,
- Quy cách chất lượng,
- Giá cả hoặc phương thức xác định giá.
- Phương thức thanh toán,
- Địa điểm và thời hạn giao nhận.
Ngoài những nội dung chủ yếu này, các bên tham gia giao kết hợp đồng có thể thỏa thuận thêm những nội dung thông thường (như điều kiện bảo hành, lựa chọn trọng tài và luật pháp xét xử trong giải quyết tranh chấp, điều kiện bao bì, thông báo giao hàng,…) và những nội dung tùy ý (điều kiện giảm giá, thưởng/phạt...).